メール室（メールルーム）の導入・アウトソーシング、コスト削減を行うならメールルーム21へ/郵便物 発送代行のご相談にも対応

メールルーム21 スタッフブログ

メールルーム21でのスタッフ研修について

東京を中心に、メール室の導入や既存メールルームの改善についてサポートを行っておりますメールルーム21です。
当社では皆様の快適なオフィス環境構築のため、様々なサービスを提供しております。
オフィス業務でお困りの方は、是非ご相談ください。

本日のブログでは「メールルーム21で行っているスタッフ研修」についてご紹介いたします。

スタッフ研修の内容について

メールルームのスタッフとして企業様のオフィスへ配属されるスタッフは、それぞれが「郵便物のエキスパート」として企業様をサポートできるよう研修を受けております。
特に「郵便・宅配貨物に関する取扱いルール」については、しっかりと指導を行っております。

宅配業者には様々な種類があり、また荷物の取り扱いルールについても細かく異なっています。
それぞれの宅配業者の特徴をしっかりと覚えることが研修の目的です。

お客様より「（地域）に届くまで、だいたい何日かかりますか？」という質問は、
メール室スタッフがよくいただくご質問です。
こういった内容についても、各宅配業者の特徴を覚えることで、おおよその日数などを回答することが可能です。

また各宅配業者の配送メニューについても熟知するため、研修を行っています。

メール室へ運ばれる荷物について
「〇日までに相手のもとへ到着させたい…」
「壊れ物なので、安全に相手に届けることを優先したい…」
等、様々なご要望があると思います。

ご要望に合わせて「どういった宅配メニューが最適か？」を判断するのも、
メール室スタッフの重要なお仕事のひとつです。
速達便やジャストタイミング便、海外郵便。
様々な郵便・宅配方法を把握し、お客様のご要望にぴったりな配送方法をご提案します。

しかし、全ての配送業者のメニューを覚えるとなると、研修期間が膨大になります。
そのため、お客様が配送業者として主に使用している２〜３社の情報をまずは把握できるよう研修を行います。

メール室の運営を行っていく上で、
これまでと異なる配送業者をお使いになりたいというご要望があることもございます。
メールルーム21ではそういったご要望にもお応えできるよう、
定期的なミーティングを行い、メール室のアップデートを行っています。

実際に研修を行った後、OJTにて業務を覚えていきます。
お客様のメール室へ配属された際に、滞りなく業務をこなせるよう、しっかりとした研修を行っております。

また、郵便・宅配業者に関する知識だけではなく、「個人情報の取り扱い」や「コンプライアンスに関する知識」、「安全衛生」「顧客サービス」といった、社会人として必要となる知識も、研修を通して学びます。

郵便物は、お客様の個人情報が多く含まれています。
そのため、スタッフ一人ひとりが「個人情報を扱っている」という意識を念頭に置き、
業務にあたる必要があります。

そういった「仕事に対する姿勢」についても、メールルーム21では研修を通してしっかりと指導しております。

いかがでしょうか。
本日のブログでは、メール室スタッフの教育・研修についてご紹介いたしました。

メールルーム21では、企業様のご要望に合わせてカスタマイズしたメール室をご提供可能です。

お困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

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