メール室（メールルーム）の導入・アウトソーシング、コスト削減を行うならメールルーム21へ/郵便物 発送代行のご相談にも対応

メールルーム21 スタッフブログ

メール室導入実績のご紹介【IT関連企業 A社様】

本日のスタッフブログでは、メールルーム21で導入・運営を担当しておりますメール室導入実績についてご紹介いたします。メールルーム21でメール室運営を担当しているA社様より、新たな施設へのメール室導入のご相談をいただきました。

IT関連企業 A社様　メール室導入実績をご紹介いたします。

IT関連企業 A社様より、メール室新設のご要望をいただきました。
現在メールルーム21では、A社様の都内オフィスのメール室の運営を担当しております。A社様が新たに研究施設を建設することになり、新施設へのメール室導入をご希望でした。

お客様からご要望をいただいたのは、下記のポイントです。

下記に、A社様のご要望を叶えるためにメールルーム21がご提案した内容をご紹介いたします。

セキュリティ面の配慮

新設の研究施設はセキュリティ重視となっているため、メール室導入にあたりセキュリティへ配慮した配達・集荷方法を検討してもらいたいと、お客様よりご要望をいただきました。

研究施設内は、一部フロアを除き、関係者以外立ち入り禁止区域とされています。
そのため、A社様研究施設のメール室では、荷物が到着した際に受取人様へ連絡を取り、メール室まで荷物を受け取りに来ていただくスタイルとさせていただきました。
発送荷物に関しても同様に、発送人様がメール室まで荷物のお持ち込みをいただけるようお願いしております。

メール室スタッフが立ち入り可能なフロアに関しましては、部署毎に決められた場所への配達・集荷とさせていただきました。

また、受取人様が何度もメール室へ足を運ぶことがないよう、配達・集荷を行う複数の宅配業者や郵便局担当者と事前交渉を行い、集荷・配達時間の調整を行っております。

荷物の誤配送や紛失を減らしたい

A社様では荷物の誤配送や紛失防止のため、配達・発送のログ管理をご希望でした。
そのため、メールルーム21が独自に開発した「メールルーム ログ管理システム」を導入しております。

荷物の到着・配達の際の「Wチェック」と「メールルーム ログ管理システム」の導入により、誤配送・紛失を防止しております。

「Wチェック」に関しましては、到着した荷物を仕分けする際と、配達・受取人様へお渡しする際に必ず受取人様名を確認しております。
「ログ管理システム」では、宅配伝票に記載されたバーコードを読み取り、荷渡し時と検品時、そして配達時の荷物のデータを管理することで、ログを残しております。
弊社独自開発の「ログ管理システム」は、全ての宅配業者のバーコードに対応可能です。

外資系企業のため、英語対応をお願いしたい

A社様は外資系企業のため、メール室スタッフに対しても社内メール等を英語で対応可能なスタッフをご要望いただきました。メールルーム21では社員研修を行い、企業様へ英語でプレゼンができるレベルのスタッフを配属しております。
今回は、男性スタッフ1名を配属いたしました。

また、施設OPEN前に全従業員に向けてメール室の運営時間や荷物の受け取り方法等についてご案内を行っております。作成したご案内方法に関しましても、日本語・英語での表記となります。
メール室窓口へ掲載のご案内POPに関しましても、同様に日本語・英語対応です。

その他のご要望

上記以外にも、メール室運営に付随した様々な対応を行っております。
郵便物・宅配荷物等に関する部分については、「発送郵便物の料金計器による印字」「発送郵便物の郵便局への持込み」等へ対応しております。

また、「梱包資材の管理/発注/補充」「新聞の回収」「荷物に関する各種問い合わせ対応」等もご要望をいただいたため、A社様メール室 提供サービスへ含めております。

セキュリティ重視のメール室　導入後の運営について

メール室導入後、メール室スタッフと連携を図り定期的にミーティングを行っています。またメール室スタッフは、電話・メール等で日常業務に関する報告をメールルーム21本部へと連絡しております。

導入当初は、スムーズにメール室を導入できるようメールルーム21本部よりスタッフを派遣し、備品や什器等の設置準備を行っております。
導入前には予想できず導入後に見えてくる課題があるため、そういった「想定外の課題」に対してA社様・メール室スタッフ・メールルーム21本部スタッフで密に連携を取り、柔軟な対応ができるよう努めております。

メールルーム21では、企業様のご要望を叶えるご提案を行っております。
メール室スタッフの研修は勿論、配達スケジュールの調整が必要な場合は配達・集荷を行う宅配業者や郵便局担当者との交渉を行います。

お客様の業務がより円滑になるよう、最も効率的な方法をご提案いたします。
メール室導入・ビル内デリバリー導入をご検討中の方は、是非ご相談ください。
メール室専門担当者が、御社様のための「オンリーワンメール室」を構築いたします。

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