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メール室への補助でスムーズな対応を

皆さまこんにちは。いかがお過ごしでしょうか?

あっという間に11月になり少し肌寒くなってまいりました。
外ではもうクリスマスの音楽が流れている場所もあり年末の雰囲気も少しずつ感じるようになりました。

コロナの感染者数も減ってきていて、お仕事も段々本調子に戻ってきているかと思います。
来月の師走に向けて忙しくなりますが、あまり無理はせずにお体に気をつけて頂ければ幸いです。
といっても郵便物や荷物が増えていてどうしても遅くまで時間がかかってしまう。
というお客様もいらっしゃるのではないでしょうか?

そのような時は当社をご活用ください。当社では様々なメール室業務サービスをご提案しています。
今回は補助要員として当社を導入していただいた企業様の事例をご紹介したいと思います。

メールルーム21では、柔軟にサービス内容をカスタマイズできますpart5

メールルームはメールルームの新規設置から既存メールルームへの補助要員まで、 お客様の環境に合うサービスを提供できるよう柔軟にご提案させていただいております。
こちらは製薬関連会社のE社様より、既存メールルームへの補助要員をご依頼いただいた事例です。

お客様からのご要望は下記の3点でした。

ご要望1

郵便局への回収/持込みの補助業務

ご要望2

発送宅配物の個人デスクまでの集荷の補助

ご要望3

担当スタッフを決め、セキュリティを強化

上記のご要望にお応えするため、以下の解決案を提案させていただきました。

E社様は当社がデリバリーセンターを管理運営しているビルに入居されておりました為、 メールルーム業務の補助として、デリバリーセンターのフルタイムスタッフ1名と、半日勤務のスタッフ1名を担当として配置いたしました。

解決策1

到着および発送する郵便物が大量にあるため、1日に数回ビル内の郵便局まで台車で行く必要があることから、既存のメールルームスタッフだけでは難しい為、補助として当社スタッフがヘルプ業務を行うことでサポートできるように致しました。

解決策2

宅配物を発送時にはデリバリーセンターに発送人様から集荷依頼の電話をしていただき、担当スタッフが発送人様のデスクまで集荷にお伺いする体制に整えました。

解決策3

デリバリーセンターの担当スタッフは普段からE社様の社内ルールやセキュリティに精通している為、メールルームのヘルプ業務も担当をすることに致しました。企業様を熟知している為、セキュリティの強化だけでなく、スムーズな対応が可能になりました。

いかがでしたでしょうか?

当社ではお客様の環境やご状況を深くヒアリングし、無駄のないサポートをご提案させていただきます。
また当社ではメールルーム業務だけでなく、ビル内デリバリー業務も行っております。
お困りのことがございましたら一度、メールルーム21まで是非お問い合わせください。

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