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メール室導入時の流れと、運用開始後のフローについて

メール室に関する様々なお問い合わせをいただく中で、「新たにメール室を導入する際、どういった流れで導入がスタートするのか」や「導入後の運用について詳しく聞きたい」というご質問をいただきます。

現在メール室を導入している方にとっては導入前の流れや導入後についてイメージが湧くと思いますが、今回は新規でメール室導入を検討している方向けに「導入前の流れ」「運用開始後のフロー」について詳しくお話をさせていただきます。

 

メール室 初期導入時の流れ

お問い合わせ

まずはメールルーム21宛にお問い合わせください。
メール室に関するお問い合わせは、お電話やメールにて承っております。

【お電話でのご相談】
TEL:03-3299-3190

【メールでのご相談】
メールフォーム・宛先メールアドレスはこちらから

お問い合わせをいただく際に現在の状況やお困り事をお伝えいただければ、お客様にとってよりメリットのあるご提案が可能となります。
また、お客様の状況に似たご依頼を事例としてご紹介ができますため、詳しくお話をお聞きできればと考えます。

例えば・・・
・総務が掛け持ちで郵便物の仕分けを行っているが、荷物の誤配や紛失が相次いでいる
・荷物の仕分け担当者が急遽辞めることになり、郵便室の外部委託を検討している
・郵便仕分けが業務を圧迫しているため、メール室をアウトソーシングしたい
・新設のオフィスでセキュリティ面を強化したいため、メール室の管理を分離したい

メールルーム21の強みのひとつに、「お客様の状況に合わせたメール室のカスタマイズ」があります。
お客様の状況や問題解決への取り組みとしてカスタマイズを行いますので、現在の問題が明確化されていることで問題解決のための最適なメール室ご提案が可能です。
「荷物の誤配送・紛失を防ぐ」「業務効率化」「セキュリティの強化」等、ニーズに合わせてご利用いただけます。

 

ヒヤリングと調査

お客様からいただいたお問い合わせ内容を基に、より詳しいヒヤリングや調査を行います。
問合せ時にお聞きした現状や問題点を踏まえ、お打ち合わせを行います。

お電話やメールでいただいた内容は勿論、直接お話を伺うことで更に別の問題が浮かび上がる場合もございます。
また、問題を根本から解決するための方法をご提案するためにも、こちらのヒヤリング・調査は必要となります。

お話を進めていく上で疑問点があった場合は、すぐにお尋ねください。
メール室導入にあたり様々な不安があるかと思いますが、専門担当者が丁寧に説明をいたします。

ご提案とお見積もり

ヒヤリングや調査結果を基に、お客様に最適なメール室内容をご提案いたします。
提案時には「現状の問題点」と「その問題点の解決方法」をご提示させていただきます。

メールルーム21の提案内容を聞いた上で、メール室導入についてご検討ください。

また、ご提案の内容でメール室を導入した際のお見積もりについても提示させていただきます。
システムの導入や配置人員、作業内容により費用は異なってまいります。
費用に関しましても、担当者が詳しくご説明をいたします。

ご成約後、導入準備がスタート

提案内容やお見積もり金額にご納得いただけた場合、ご成約となります。
成約後は、メール室導入に向けて準備を開始いたします。

準備期間中は、「お客様のメール室へと配属するスタッフの教育」や「現場での動線を確認する作業」「現場で必要となる備品の調達」などを進めさせていただきます。

スタッフ教育に関しましては、基本的な宅配や郵便に関する知識はもちろん、個人情報・コンプライアンスに関する教育、安全衛生について研修を行います。
定期的に「個人情報保護理解度アップテスト」を実施し、スタッフひとりひとりの理解度を深めるよう取り組んでいます。

またメールルーム21では、お客様のメール室カスタマイズにあわせてバックアップスタッフを配置しております。スタッフの急病や急な退職に備えておりますので、万が一の場合にも業務に支障が出ないよう対応させていただきます。

メール室 運用開始

実際にメール室の運用がスタートします。
お客様のご要望内容やメール室の規模により運用開始時期は異なりますが、お申込みから約2〜3ヶ月程度で運用開始となります。

メール室導入後のフロー

運用開始後の業務見直しについて

メールルーム21がお客様へ提案した内容にてメール室を運用いたします。
運用を行っていく上でメールルーム21が大切にしているのは「常に業務改善を意識する」ことです。

運用時には、運用前に想定していなかったトラブルがつきものです。また、運用開始後にお客様から追加でのご要望をいただく場合もございます。

メール室を適切に運用していくためにどのような業務改善を行うべきか、定期的なミーティングを行っております。こちらは、企業担当者様とメール室スタッフ、そしてメールルーム本部の三者で行います。
三者の視点から会議を行うことで、適切な業務改善が可能です。

 

ミーティング後、改善案のご提案

定例ミーティングを経て、業務改善案をご提案いたします。
新たな問題点を改善する方法や、お客様のご要望に応えるための提案をさせていただきます。

提案内容に問題がない場合、改善案を取り入れた業務フローへと切り替えます。
また、業務変更に伴い社内で周知すべき事項があった際には、新体制・内容の周知に努めます。

新たな業務フローの効果についても、定例ミーティングで引き続き観察してまいります。
メールルーム21では、メール室に問題が発生した際も柔軟な対応ができるよう、スタッフ教育を行っております。

このように、メールルーム21では導入後もより良いメール室を目指して業務改善を図ってまいります。
新規でのメール室導入をご検討中の担当者様は、是非一度メールルーム21へお問い合わせください。
お客様にピッタリのメール室をご提案いたします。

 

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【お電話でのご連絡は下記より】
TEL: 03-3299-3190
受付時間:9:00〜18:00(土日・祝日除く)


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