メール室（メールルーム）の導入・アウトソーシング、コスト削減を行うならメールルーム21へ/郵便物 発送代行のご相談にも対応

メールルーム21 スタッフブログ

メール室 業務のアウトソーシングなら、メールルーム21へご相談下さい！

「メール室の新規導入」や「既存メール室の運営コスト削減」を行っております、メールルーム21では
企業内の郵便物を集中管理し、快適なオフィス環境の構築サポートをいたします。

外資系の企業様から国内大手企業様の郵便室まで、東京・大阪・名古屋を中心に多数のメール室運営を
行っています。

「これからメール室を新たに導入していきたい」といった企業様は、ご連絡をいただければお伺いさせていただき、現状やご要望についてメール室のプロフェッショナルがヒヤリングを行い、最適なメール室をご提案いたします。

また「今導入しているメール室よりもコストを下げたい。トラブルをなくしたい」といったご相談も承っております。無料見積りシミュレーションと現在の問題を解決する効果的なご提案資料を作成いたします。

まずは、お気軽に当サイト専用メールフォーム若しくはお電話にてご連絡下さいませ！

メール室の新規導入・業務改善ならメールルーム21へ

メール室に関する、下記のようなお困りごとはございませんか？

・現在の外部委託業者が「郵送物やメールの紛失」、「誤配送・配送遅延」が多くて困る…
・今のメール室業務の担当者が定年により近々退社する…
・メール室の外部委託費用が高額で、運用費用を下げたい
・アウトソーシング先のスタッフの応対がよくない…
・メール室を既に導入しているが「セキュリティ面」が気になる
・封入や発送に関する業務を外部委託して、社員を本来の業務へと専念させたい！
・現在の外部委託先が、片手間でメール室を運用しているので雑である

こういった内容でお悩みでしたら、是非一度メールルーム21へご連絡ください。
メール室 運用経験・知識豊富な専門担当者がクライアント様のニーズに合わせた解決策をご提示いたします！

メールルーム21の解決策 Solution

■郵便物の紛失・遅延への対策⇒
メールルーム21独自の「ログ管理システム」が解決！
荷物に貼られている伝票バーコードを読み取り、荷受けから配達、出荷、荷渡しまで管理することが可能です。
もしお送り先から「荷物がなかなか届かない」「いつぐらいに荷物が届く予定ですか？」といったご連絡があっても、迅速に対応できるので安心です。

また業者からの荷受け個数と配達個数が「合致」しているかの確認を行うため、トラブルを未然に防ぐことが
できるメリットもあります！

■現在のメール室 担当者の退職⇒
メールルーム21なら、急なトラブル等にも問題の無いバックアップ体制
当社運営のメール室は、配属スタッフに急遽欠員があった際や一時的にスタッフを追加したい時にも
対応できますようバックアップ体制が万全です。

■現在のメール室の運用コストが高額⇒
プロによる分析・最適化と専門スタッフの配置で、運営人員数を削減
メール室運用のプロフェッショナルが、現在ご導入されているメール室の状況や業務フローを分析し、
最適化を行います。そして、メール室業務を行う際に必要な知識・経験を備えた専門スタッフを配置し、無駄のない効率的な運用を行います。これによって、人員数（メール室運営コスト）を削減することができます。

■現在のメール室スタッフの対応が良くない⇒
一般常識・マナー研修・専門教育を受けた自社従業員を配置
メールルーム21では、必ず他の企業様 メール室で運営経験のある自社従業員を配置いたします。業務スタッフへの教育も1ヶ月以上かけ、しっかりと教育を行い多様なメール室業務へ対応できるようになっております。

■セキュリティ面が気になる…⇒
ヒヤリングを基に、セキュリティ重視のメール室を構築
お客様へのヒヤリングを基に「セキュリティを重視した配達・集荷方法を検討」の上、お引渡し方法などのルールを決定いたします。
「執務スペースに立ち入らない」「部署別の棚へ一括でお届け（部署配）」「個人のデスクまでお届け（個人配）」など、それぞれの企業様のご要望にお応えし、トラブルのないメール室を導入いたします。

■封入・発送業務をアウトソーシングし、本業へ社員を専念させたい！⇒
専門のメール室を導入することで解決
社員の方が本来の業務の片手間で行う業務より、効率化と安定化をされたメール室体制を構築できます。これによって、社員様が本来のメイン業務へと専念することができます。

■現在の委託先のメール室が雑…⇒
ストレスのない快適なメール室運用を構築するため三者MTGを実施
メールルーム21では企業様のご意見やご要望を取り入れ、メール室の定期的なバージョンアップを行っております。企業様とメール室、メールルーム21本部による三者MTGを月1で行い、「ストレスのない快適なメール室運用」へ注力しております。

上記はメール室業務において、当社でこれまでにご相談いただき、解決をした一例です。
物流をコアに多岐にわたる事業を展開している、ヒガシ21だからこその質の高いメール室構築をご提案いたします。
郵便物・宅配物のスペシャリストによる荷物の集中管理は勿論、総務代行業務による快適なオフィス環境・メール室を実現することができます。